Một ngày cuối tháng 3/2020, Tập đoàn vừa đưa ra thông báo: “Các nhân viên sẽ luân phiên nhau làm việc tại nhà (Remote Work) và cơ quan. Các cuộc họp sẽ tổ chức trực tuyến để đảm bảo tiến độ công việc”. Phong mở laptop truy cập vào phòng chat chung theo đúng lịch giao ban đầu tuần. Hàng loạt vấn đề nảy ra: đường truyền chập chờn, tiếng vang vọng không nghe rõ, quên mật khẩu… Cuộc họp kéo dài gấp đôi hồi tháng 1 trước đó. Phong ước rằng dịch bệnh hết sớm để công việc thuận lợi, nhưng 2 tuần tới, hình thức họp kiểu này là điều anh phải làm quen.
4 cấp độ áp dụng hình thức Remote Work
Truờng hợp với những Tập đoàn như nơi Phong làm việc, xếp theo thang đánh giá của Automattic – công ty rất thành công trong văn hoá làm việc online trên thế giới khi sở hữu hơn 1000 nhân viên tại hơn 75 quốc gia là ở cấp độ 1, sẽ không có hiểu quả trong tình hình dịch Covid 19.
Cấp độ 1 – các nhân viên của một công ty làm việc ở nhà không nhận được hoặc nhận rất ít sự hỗ trợ từ công ty. Tất cả các nhân viên đều có thể sử dụng smartphone và hòm thư điện tử, hoàn thành công việc đã được giao từ trước. Tuy nhiên, câp độ này chỉ có thể diễn gia trong khoảng 1-2 ngày. Nếu như thời gian dài hơn, các nhân viên gần như không biết làm gì cho tới khi trở lại cơ quan.
Cấp độ 2 – các nhân viên được phát máy tính hoặc yêu cầu cài thêm phần mềm quản lý thời gian online cũng như theo dõi thời gian đăng nhập để phục vụ công tác chấm công. Về cơ bản, đây là dạng tái hiện toàn bộ công việc ở cơ quan lên môi trường online.
Cấp độ 3 – làm việc tại nhà được đưa vào chính sách của doanh nghiệp. Sẽ bắt đầu có những lựa chọn cho các nhân viên, hoặc làm ở nhà hoặc làm ở cơ quan với số ngày nhất định (trong tháng/năm). Công ty sẽ trang bị những vật dụng cần thiết cho việc làm việc tại nhà như mic lọc tạp âm hay đèn chiếu để video có ánh sáng tốt hơn. Những cuộc họp cũng được thiết kế tối đa để chỉ diễn ra trong khoảng thời gian nhất định, tránh lãng phí và chỉ mời những người liên quan trực tiếp. Những thông tin cần thiết khác sẽ được phân cấp để sử dụng tuỳ thuộc vào các kênh truyền tải khác nhau như dùng email hay tin nhắn.
Và cấp độ 4 – văn hoá làm việc từ xa đã đạt sự nhuần nhuyễn như một kỹ năng bắt buộc trong yêu cầu công việc của bộ phận tuyển dụng (HR). Sẽ chỉ có những thông tin thiết yếu nhất được gửi trong một thông điệp như miêu tả công việc ngắn gọn, mục tiêu đề ra, thời gian hoàn thành, vai trò của nhiệm vụ và thông tin liên lạc cần thiết. Công ty xây dựng phong cách làm việc dựa trên sự tin tưởng, nhân viên hoàn động theo đầu việc được giao cho dù đang ở bất kỳ đâu.
Điểm khởi đầu thích hợp cho xu hướng làm việc từ xa
Việc làm tại nhà không phải tới khi có dịch Covid-19 mới bắt đầu phát triển. Tại Mỹ số lượng người làm việc trực tuyến đã tăng lên 5,2% lực lượng lao động, tương đương 8 triệu người trong năm 2017. Con số này có chiều hướng gia tăng khi năm 2000 chỉ là 3,3% hay như năm 2016 là 5% (Qz). Số lượng người thi thoảng làm việc tại nhà ở Mỹ là 43% vào năm 2019 (Gallup survey). Thậm chí, theo điều tra, thu nhập của người làm việc tại nhà còn lớn hơn nhiều so với các những người làm việc bình thường (CNBC). Một số doanh nghiệp còn khẳng định chắc chắn rằng nếu mỗi nhân viên làm việc tại nhà thì số tiền tiết kiệm được từ việc di chuyển 1 năm sẽ lên tới con số 350 đô la (CNN).
Yếu tố quan trọng hơn ảnh hưởng tới Remote Work đó chính là mối liên kết giữa các nhân viên. IBM năm 2017 đã phải từ bỏ chính sách cho phép nhân viên làm việc ở nhà vì các quản lý ở đây nhận thấy nhân viên sẽ làm tốt hơn khi làm cùng nhau, trong một bầu không khí chuyên nghiệp mà không bị ảnh hưởng bởi những tác động bên ngoài (SHRM). Hay như Apple với đặc thù là một đơn vị sản xuất phần cứng, để đảm bảo bí mật thiết kế, mới đây hãng đã yêu cầu các kỹ sư nếu muốn thử nghiệm sản phẩm phải lên tận cơ quan Apple Park. Danh sách những người được mang sản phẩm về nhà được Phó giám đốc phục trách nhân sự theo dõi đặc biệt và báo cáo trực tiếp với Giám đốc điều hành Tim Cook.
Nhưng đó là chuyện của 2 năm trước hay những đặc thù của đơn vị sản xuất phần cứng. Thực tế về trạng thái cách ly xã hội do bối cảnh đại dịch Covid 19 đặt ra là không thể thay đổi. Việc này đòi hỏi một cuộc chuyển đổi số gấp gáp và quyết liệt tại các doanh nghiệp. Khác với Apple, Microsoft một công ty công nghệ khác đã cho thấy sự ưu việt trong lựa chọn mô hình kinh doanh đám mây của mình. Trong khi nhiều đối thủ sụt giảm giá trị doanh nghiệp thì Microsoft vẫn giữ vững ở mức trên 1.000 tỷ USD. Biến mình thành một công ty cung cấp dịch vụ, nguồn doanh thu định kỳ từ phí bảo trì phần mềm văn phòng, phí đăng ký và phí lưu trữ điện toán đám mây khiến gã khổng lồ công nghệ khó bị ảnh hưởng bởi tác động mà virus corona gây ra. Thậm chí, các phần mềm làm việc Office 365 hay ứng dụng họp từ xa – Teams, đang ghi nhận lượng người dùng vượt trội.
Như trường hợp của Phong, công việc bị đình trệ là do đồng nghiệp của anh chưa làm quen với việc làm việc từ xa. Những kiến thức cơ bản như thiết lập đường truyền internet, quen mắt với giao diện các ứng dụng/phần mềm làm việc từ xa hay cách chọn một vị trí làm việc hiệu quả chưa có. Không thể tiếp tục đổ lỗi lên nhận sự, về phía tổ chức điều này đặt trách nhiệm cấp bách về hướng dẫn, gắn kết tổ chức lên vai lãnh đạo và cấp quản lý.
Sự tin tưởng của quản lý trực tiếp với nhân viên và ngược lại trong làm việc từ xa là cực kỳ quan trọng. Các cuộc họp không cần phải diễn ra thường xuyên chỉ để đếm số lượng người có mặt để chấm công. Yếu tố thời gian giành cho công việc không còn nên là yếu tố đánh giá về một nhân viên. Sự chính xác, hiệu quả công việc mới là thước đo phù hợp hơn.
Thời điểm dịch Covid-19 diễn ra cũng là dịp để các doanh nghiệp đánh giá về mô hình làm việc. Những nhóm nhân viên thuộc độ tuổi Millennials, Gen Z có xu hướng lựa chọn những công ty có chính sách làm việc linh hoạt thay vì những công ty cứng nhắc yêu cầu có mặt ở văn phòng. Đặc biệt, thế hệ quản lý Millennials thường muốn nhân viên của mình làm việc từ xa nhiều hơn những thế hệ trước (CNBC). Làm việc từ xa sẽ là xu hướng trong tương lai gần.
Hoàng Duy
